Laatikot asiakirjojen ja papereiden säilyttämiseen

2024 Kirjoittaja: Sierra Becker | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2024-02-26 04:52

Asiakirjojen järjestys on tärkeää optimaalisen ja nopean työtuloksen saavuttamiseksi. Tämän avulla voit nopeasti löytää tarvittavat paperit ja suojata niitä ulkoisten tekijöiden vaikutuksilta. Asiakirjojen systematisoinnin ja turvallisuuden varmistamiseksi sinun tulee osata arkistoida ne oikein ja mitä keinoja siihen tarvitaan.

Asiakirjan arkistointi

Kaikella ihmiselämän osa-alueella syntymästä viimeiseen päivään liittyy paperityötä. Niillä voi olla eri merkitys, arvo ja säilytysaika. Mutta se, että useimmat niistä on pidettävä asianmukaisessa kunnossa tietyn ajan, on tosiasia. Käytä asiakirjojen säilytykseen laatikoita, jotta paperit säilyvät pitkäksi aikaa. Nykyään niitä voi vapaasti ostaa tai tehdä käsin.

Paperin säilytyksen merkitys

Alkuperäiset ja kopiot on aina tallennettava.

• Pienet, keskikokoiset jasuuret yritykset, v altion virastoissa, arkistointi on lakisääteinen vaatimus.
• Toistossa, erityisesti HR-, kirjanpito-, kauppayhtiöissä, tämän avulla voit optimoida työprosessin, purkaa työalueen ja varmistaa toimintojen jatkuvuuden sekä uusille että vanhoille työntekijöille.
• Kotona tämä varmistaa järjestyksen ja mahdollisuuden löytää tarvittavat paperit oikeaan aikaan, myös hätätilanteissa.

Arkistointitarvikkeet

Asiakirjojen säilytyslaatikoita käytetään yleisimmin paperin säästämiseen. Nykyään niiden aihiot ovat saatavilla ilmaiseksi myyntiin. Pääsääntöisesti ne on tarkoitettu A4-paperille. Mutta on myös muita kokoja. Jotkut valmistajat tarjoavat kuluttajille erityisiä paperilaatikoita, joissa voidaan säilyttää useita paperilaatikoita. Niitä myydään kokoamattomina, ja yksinkertaisen ohjeen ansiosta jokaisen ostajan on helppo koota ne. Tällaisten laatikoiden avulla voit päästä eroon tarpeettomista yrityspapereista ja tarvittaessa löytää nopeasti oikean asiakirjan. Oikein valitun laatikkomuodon avulla voit optimaalisesti ratkaista tilakysymyksen ja säästää arvokkaita materiaaleja pitkään. Ja alkuperäisten ja kopioiden selkeä jäsentäminen toisinaan nopeuttaa työntekijöiden tehtävien suorittamista.

Papereiden säästäminen toimistossa

Pahvilaatikot ovat paras valinta paperien suojaamiseen työpaikan sääolosuhteilta.asiakirjojen säilytys. Niiden käyttöä varten materiaalit tulee jakaa aiheittain ryhmiin ja kerätä ne joko massana tai erillisinä tiedostoina tai kansioihin, kansioihin tai muun tyyppisiin niistä. Ja sitten poimi laatikot vaadittujen mittojen mukaisesti. Ne ovat edullisia, joten voit ostaa tarvitsemasi määrän. Laatikoille on ominaista tilavuus, kestävyys ja ympäristöystävällisyys. Käsiaukot helpottavat nostamista ja kuljettamista mukana, kun taas kansi (saranoitu tai irrotettava) pitää pölyn poissa. Pahvin ulkopuolella voit allekirjoittaa asiakirjatyypit. Toimiston säilytyslaatikot myydään pääsääntöisesti kokoamattomina painettujen graafisten ohjeiden kera, joten ne on helppo koota ja purkaa ja tarvittaessa piilottaa syrjäiseen paikkaan.

Asiakirjojen toimitus pitkäaikaista säästöä varten

Yksikään vakavaa liiketoimintaa harjoittava v altion virasto tai yksityinen yritys ei tule toimeen ilman asiakirjojen arkistointia. Hallinto-, vero-, henkilöstö-, kirjanpito- ja muilla asiakirjoilla on erilainen säilytysaika, jota säätelee luettelo nro 578. Tämä on pakollinen menettely, joka mahdollistaa usein melko pitkän säästöajan (jopa 75 vuotta). Tällöin kaikki paperit lajitellaan, laitetaan laatikoihin ja luovutetaan niitä varten varattuihin tiloihin. Laatikoille on tässä tapauksessa erityisiä vaatimuksia: niiden on oltava valmistettu kestävästä pahvista (ihannetapauksessa, jos ne täyttävät GOST-vaatimuksen, niissä on myössamanlainen kuin määritetty takuuaika). Tässä tapauksessa on parempi käyttää arkistolaatikoita asiakirjojen ja pahvilaatikoiden säilyttämiseen. Jälkimmäiset ovat säiliö useille paperisäiliöille. Niissä on merkkijonot, koska ne on tarkoitettu pitkäaikaiseen säilytykseen.

Mukavuuden vuoksi voit myös poimia laatikoita sekä pysty- että vaakasuoraan materiaalien säilytykseen. On myös otettava huomioon, että on yksityisiä yrityksiä, jotka ovat valmiita valmistamaan paperisäiliöitä asiakkaan antamien mittojen mukaan.

Kotiarkisto

Jokaisen aikuisen pitäisi huolehtia siitä, että tärkeät paperit säilyvät kotinsa seinien sisällä. Hyvin usein sinun on nimittäin esitettävä henkilöllisyytesi, koulutuksesi, omaisuuden omistusoikeutesi jne. vahvistavat asiakirjat. Välttääksesi tarpeettomat taloudelliset kulut ja voidaksesi käyttää oikeuksiasi, sinun on säilytettävä kodinkoneiden takuukortit, niiden käyttöohjeet. toiminta, ostokuitit. Asiakirjoja voidaan tarvita kiireellisesti hätätilanteessa: äkillisen lähdön, tulipalon, luonnonkatastrofin, väestön evakuoinnin sattuessa…

Arpopapereiden alkuperäisten ja kopioiden on oltava yhdessä paikassa, piilossa uteliailta katseilta, lajiteltuina ja suojattuina ulkoisilta tekijöiltä. On hyvä, jos tätä tarkoitusta varten valmistetaan laatikko asiakirjojen säilyttämiseen kotona. Sen voi ostaa, valmistaa ostamalla pahviaihion kaupasta pienellä hinnalla tai voit muokata tarpeettoman laatikon. Jos ei arkistoitualkuperäiset, niiden tuskallinen etsintä varmistetaan ja kunnostaminen katoamisen yhteydessä vaatii paljon aikaa, taloutta ja mikä tärkeintä hermoja.

Kodin arvojen järjestäminen

Jos haluat ostaa laatikoita papereiden ja asiakirjojen säilytykseen tai tehdä niitä itse, sinun on purettava kaikki materiaalit ja lajiteltava ne ryhmiin, esimerkiksi:

• henkilökohtaiset asiakirjat;
• paperit, jotka osoittavat omistajuuden;
• lainasopimukset, maksutapahtumat;
• paperit perheenjäsenten terveydentilasta, suoritetuista tutkimuksista, lääkärien lausunnoista;
• tavaroiden maksun vahvistavat materiaalit, takuukortit jne.

On tarpeen ottaa huomioon arvopapereiden voimassaoloaika, koska osa niistä ei välttämättä ole relevantteja analyysihetkellä.

Vinkkejä materiaalin jakeluun

Alkuperäiskappaleet ja kopiot voivat vaihdella kooltaan, joten myös arkistointilaatikot voidaan tehdä vastaaviksi. Tässä tapauksessa alkuperäiset voidaan lajitella:

• tärkeysjärjestyksessä;
• koon mukaan;
• relevanssiajan mukaan;
• tyypin mukaan (työ, koti…);
• tapahtumissa.

Tällainen systematisointi säästää aikaa oikeiden papereiden etsinnässä ja suojaa niitä lapsilta, tuntemattomilta ja ulkoisilta tekijöiltä.

DIY-säilytyslaatikot

Perhe- ja toimistomateriaalien tärkein ero on niiden koko: töissätämä on yleensä A4, kun taas kotona paperi on hyvin erilaista. Siksi voit tehdä laatikoita asiakirjojen säilyttämiseen omin käsin. Vaihtoehtoja on useita:

1. Voit ostaa aihion mistä tahansa supermarketin kotitalousosastosta ja koota sen ohjeiden mukaan.
2. Jos tarvitset pienikokoisen laatikon, sinun on otettava piirustukset, ladattava ne, siirrettävä ne pahville ja liimattava ne. Jos määritetyt mitat eivät sovi käyttäjälle, voit siirtää piirustuksen paperille pienentäen samalla työkappaleen mittoja useita kertoja.
3. Helppoin tapa on ottaa tarpeettomat laatikot ja laittaa ne varastoon alkuperäisiä varten.
4. Tee oman piirustuksesi mukaan. Joten esimerkiksi laatikon tekemiseksi henkilökohtaisille asiakirjoille (passit, syntymätodistukset, oikeudet, koulutustodistukset), sinun on otettava 2 arkkia vahvaa paperia (pahvi), leikattava jokaisesta vaaditun kokoinen neliö, lisää 1,5 cm lisää yhteen (kantta varten). Taita sitten jokainen arkki kahtia ja eri diagonaaleja pitkin. Yhteensä pitäisi olla 3 riviä. Seuraavaksi kulmat tulee taivuttaa keskelle ja sitten kumpikin puoli taittaa niin, että sen reuna kulkee arkin keskiosan läpi. Viimeinen vaihe on koota paperilaatikko olemassa olevia linjoja pitkin ja liimata sivut.

Samaan aikaan mikä tahansa tällainen laatikko voidaan koristella värillisen paperin, liiman ja saksien avulla vastaamaan sisustuksen väriä. Täytetyt "holvit" tulee pitää poissa suorasta auringonpaisteesta, kosteudesta ja lapsista.

Dokumentit ovat ihmiselämän kumppaneita. Niiden turvallisuuden voit varmistaa arkiston asiakirjojen säilytyslaatikoilla, ja jos taloudellinen tilanne ei tätä salli, voit rakentaa ne itse improvisoiduista materiaaleista. Ja sitten tarjotaan rauhallinen ilmapiiri töissä ja kotona.